herb

  bip mpe up sekap

Dział Organizacyjno-Prawny

Rozmiar tekstu:

1. Dział Organizacyjno-Prawny:

1.1 Kierownik OA:

- prowadzenie dokumentacji statutowej MZN,

- opracowywanie zmian statutu, regulaminu organizacyjnego MZN, regulaminów wewnętrznych dotyczących organizacji i funkcjonowania MZN,

  współpraca w tym zakresie z wszystkimi komórkami organizacyjnymi oraz osobami prowadzącymi obsługę prawną MZN,

- prowadzenie ewidencji zarządzeń, pełnomocnictw i upoważnień udzielanych przez Dyrektora,

- prowadzenie ewidencji aktów zewnętrznych m.in. Uchwał Rady Miasta, Zarządzeń Prezydenta Miasta,

- opracowywanie informacji na sesje Rady Miasta dotyczących działalności MZN, prowadzenie ewidencji wpływających interpelacji radnych i kontrola

  nad terminowością udzielania odpowiedzi na wnioski i interpelacje,

- prowadzenie ewidencji skarg i wniosków wpływających do MZN, przekazywanie ich komórkom organizacyjnym do załatwienia w/g właściwości, nadzór

  nad terminowymi odpowiedziami,

- przeprowadzanie kontroli we wszystkich komórkach MZN dotyczącej przestrzegania zarządzeń i instrukcji obowiązujących w MZN, w tym

  formułowanie zaleceń i wniosków, nadzorowanie i kontrola terminowego ich załatwiania,

- nadzór nad realizacją umowy dotyczącej zewnętrznej obsługi prawnej MZN,

- konsultowanie z innymi działami spraw prawnych, wskazywanie przepisów prawnych,

- udział w organizacji i wykonywaniu procedur oraz sporządzaniu sprawozdań z kontroli zarządczej,

- wykonywanie obowiązków administratora danych osobowych,

- współpraca z wszystkimi komórkami organizacyjnymi w zakresie organizacji pracy, warunków lokalowych i wyposażenia,

- współpraca z działem kadr w zakresie organizacji naborów i szkoleń pracowników,

- nadzór nad prowadzeniem sekretariatu, archiwum oraz obiegiem dokumentów w MZN,

- prowadzenie spraw dotyczących umów zawieranych z pracownikami na korzystanie z prywatnych samochodów do celów służbowych, rozliczanie

  miesięczne i ewidencja ryczałtów samochodowych,

- prowadzenie książki kontroli zewnętrznych, współpraca z organami kontrolującymi,

- współudział w działaniach w zakresie kontroli zarządczej na obszarze planu kontroli, zakresu kontroli, tworzenia standardów kontroli i ich badanie, jak

  również ocena systemu kontroli zarządczej,

- przekazywanie spraw do BIP i nadzór nad elektronicznym obiegiem dokumentów,

- kontrola nad harmonogramem wydatków budżetowych działu OA,

- planowanie i realizacja budżetu MZN w zakresie zakupu: materiałów biurowych, usług szkoleniowych, mebli i wyposażenia, pieczątek -

  przygotowywanie materiałów do przetargów w tym zakresie,

- doraźna pomoc w prowadzeniu sekretariatu Dyrektora,

1.2. Sekretariat:

- prowadzenie Sekretariatu Dyrektora zgodnie z Instrukcją kancelaryjną,

- przyjmowanie rejestrowanie i przekazywanie pism przychodzących i wychodzących w systemie elektronicznym,

- kontrola nad korespondencją w systemie „Korespondencje”, podział poczty po dekretacji,

- obsługa poczty elektronicznej sekretariatu Dyrektora oraz centrali telefonicznej MZN,

- zabezpieczenie obsługi spotkań i narad zwoływanych przez Dyrektora,

- prowadzenie archiwum zgodnie z instrukcją obowiązującą w MZN i współpraca w tym zakresie z archiwum państwowym,

- planowanie i realizacja budżetu w zakresie spraw dotyczących: umów dostępu ISDN, internet, telefonów, telefonów komórkowych, zakupu prasy

  i publikacji fachowych, usług operatorów pocztowych; przygotowywanie materiałów do przetargów w tym zakresie,

- realizacja budżetu w zakresie wyposażenia w sprzęt i akcesoria komputerowe – wnioski do zestawień sporządzanych przez informatyków,

- przygotowanie do wysyłki korespondencji wychodzącej, realizacja umów z operatorami pocztowymi,

1.3. Kancelaria, biuro podawcze

- prowadzenie punktu informacji ogólnej MZN,

- przyjmowanie, rejestrowanie i przekazywanie do sekretariatu wszelkiej korespondencji wpływającej do MZN, również korespondencji wewnętrznej,

- prowadzenie rejestru wpływających ofert przetargowych w programie „Korespondencje”,

- prowadzenie spraw dotyczących inwentaryzacji wyposażenia w zakresie działu OA, jego ewidencji i likwidacji,

- przygotowywanie wykazów dotyczących brakowania dokumentów, przygotowywanie dokumentów do archiwum,

- doraźna pomoc w prowadzeniu sekretariatu Dyrektora,

1.4. Radca prawny:

- udzielanie pracownikom opinii i porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa,

- informowanie MZN o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie przestrzegania prawa i skutkach tych uchybień,

- sprawowanie w charakterze pełnomocnictwa MZN w postępowaniu sądowym, arbitrażowym, administracyjnym oraz przed innymi organami

  orzekającymi.