herb

  bip mpe up sekap

Dział Administrowania Nieruchomościami i Analiz Mediów

Rozmiar tekstu:

1. Dział Administrowania Nieruchomościami i Analiz Mediów:

-prowadzenie ewidencji budynków mieszkalnych, budynków użytkowych, garaży innych obiektów, w tym małej architektury,

- prowadzenie ewidencji najemców lokali mieszkalnych, użytkowych, garaży, najemców gruntu oraz ścian elewacji pod reklamę,

- prowadzenie dokumentacji związanych z eksploatacją administrowanych nieruchomości,

- uzgadnianie, opiniowanie wniosków i dokumentacji związanych z administrowaniem nieruchomościami przy współpracy z wydziałami Urzędu Miasta,

- rozliczanie i kalkulowanie wysokości stawek na dostarczone media,

- udział w odbiorach robót budowlanych, inwestycyjnych, udział w przeglądach technicznych budynków i mieszkań,

- kontrola realizacji zadań wynikających z zawartych umów na usługi związane z eksploatacją nieruchomości,

- realizacja postępowania o zamówienia publiczne zgodnie z obowiązującą instrukcją, przygotowywanie materiałów dla potrzeb Działu Logistyki,

- kalkulowanie wysokości stawek oraz rozliczanie mediów i analiza zużycia mediów w nieruchomościach,

- przygotowywanie planu budżetu Działu na dany rok kalendarzowy,

- załatwianie skarg i wniosków zgodnie z obowiązującym regulaminem,

- załatwianie wniosków wpływających w oparciu o przepisy ustawy o ochronie danych osobowych,

- realizowanie wniosków o udostępnienie danych dotyczących informacji publicznej,

- współdziałanie w rozwiązywaniu problemów techniczno-eksploatacyjnych i finansowych w budynkach Wspólnot Mieszkaniowych,

- współdziałanie z zarządami Wspólnot Mieszkaniowych i indywidualnymi właścicielami w celu udzielania niezbędnych informacji o nieruchomości,

- zakładanie i aktualizacja kart lokali użytkowych i garaży,

- załatwianie innych spraw związanych z nieruchomościami.

1.1 Sekcja administrowania lokalami mieszkalnymi:

- prowadzenie działalności na odcinku administrowania i eksploatacji lokalami mieszkalnymi, w tym komunalnymi, socjalnymi i własnościowymi,

- prowadzenie ewidencji lokali mieszkalnych,

- zawieranie i rozwiązywanie umów najmu,

- przygotowywanie dokumentów do postępowania sądowego w sprawie orzeczenia eksmisji,

- przygotowywanie materiałów do postępowania komorniczego o wykonanie eksmisji,

- przygotowywanie dokumentów do zagospodarowania nowo przyjętego mienia komunalnego,

- przyjmowanie i zasiedlanie mieszkań,

- prowadzenie, gromadzenie i archiwizacja akt lokali mieszkalnych,

- prowadzenie sprawozdawczości z lokali mieszkalnych,

- prowadzenie ewidencji ludności,

- przygotowywanie planów zakupów środków czystości, BHP i innych,

- uczestnictwo w eksmisji z lokali mieszkalnych,

- organizowanie akcji sanitarno-porządkowych zgodnie z ustawą o utrzymaniu czystości i porządku na terenie miasta,

- wykonywanie lub zlecenie wykonania dezynfekcji, dezynsekcji i deratyzacji,

- nadzór nad sprzątaczkami zewnętrznymi,

- prowadzenie kontroli utrzymania czystości w budynkach mieszkalnych i na terenach przyległych,

- pielęgnacja zieleni – koszenie traw, obcinanie żywopłotów itp.

- wywóz nieczystości stałych, wielkogabarytowych z placyków gospodarczych, piwnic i opuszczonych lokali mieszkalnych,

- zgłaszanie usterek i potrzeb remontowych w lokalach i budynkach mieszkalnych,

- uczestnictwo w okresowych przeglądach stanu technicznego budynków,

- opracowywanie wzorów umów i innej dokumentacji koniecznej do prawidłowego administrowania lokalami mieszkalnymi,

- przygotowywanie analiz i innych materiałów na potrzeby MZN i jednostki nadrzędnej,

- prowadzenie „akcji zima”,

- kwartalne i doraźne odczyty wodomierzy oraz prowadzenie związanej z tym ewidencji, przekazywanie jej do Działu Czynszów i Windykacji,

- współpraca z działem Czynszów i Windykacji w zakresie należności i zaległości czynszowych, zmian w ewidencji ludności,

- prowadzenie i aktualizacja elektronicznych kartotek lokali mieszkalnych,

- przygotowywanie, dostarczanie korespondencji związanej z lokalami mieszkalnymi,

- uczestniczenie w zebraniach Wspólnot Mieszkaniowych,

- fakturowanie usług wykonanych w budynkach Wspólnot Mieszkaniowych dot. utrzymania czystości i zieleni,

- przygotowywanie materiałów do udzielenia zamówienia publicznego na wywóz nieczystości stałych, prowadzenie “Akcji zima”, utrzymania zieleni,

  prac sanitarno – porządkowych,

- przygotowywanie materiałów do przetargów zgodnie z obowiązującym regulaminem i przepisami prawa w tym zakresie,

- uczestniczenie w rozprawach sądowych na wezwanie sądu,

- przygotowywanie materiałów do celów sprawozdawczych.

1.2 Sekcja administrowania lokalami użytkowymi i garażami:

- prowadzenie działalności na odcinku administrowania i eksploatacji budynkami użytkowymi, obejmującymi pawilony handlowe, przychodnie zdrowia,

  budynki OSP, Domy Sołeckie, garaże i inne,

- prowadzenie ewidencji budynków i lokali użytkowych,

- ogłaszanie przetargów na najem i dzierżawę lokali zgodnie z regulaminem,

- zakładanie i aktualizacja kart lokali użytkowych i garaży,

- przyjmowanie i zasiedlanie lokali użytkowych i garaży,

- przygotowywanie umów najmu i dzierżawy,

- prowadzenie, gromadzenie i archiwizacja akt lokali użytkowych,

- zawieranie i rozwiązywanie umów dzierżawy i najmu,

- przygotowywanie dokumentów do zagospodarowania nowo przyjętych budynków użytkowych,

- prowadzenie i aktualizacja elektronicznych kartotek lokali użytkowych i garaży,

- prowadzenie ewidencji zamieszczonych na elewacjach reklam, przygotowywanie, zawieranie i rozwiązywanie umów z właścicielami reklam,

- wyliczanie należności za reklamę w oparciu o obowiązujące stawki,

- kontrola realizacji zapisów zawartych w umowach najmu i dzierżawy w tym utrzymania czystości i stanu technicznego,

- uczestniczenie w okresowych przeglądach stanu technicznego budynków użytkowych,

- zgłaszanie potrzeb remontowych i usterek w budynkach użytkowych,

- współpraca z działem Czynszów i Windykacji w zakresie należności i zaległości czynszowych, zmian w ewidencji najemców i dzierżawców,

- przygotowywanie i dostarczanie korespondencji dotyczącej lokali użytkowych i garaży,

- przygotowywanie materiałów do sprawozdawczości,

- uczestniczenie w kontrolnych odczytach liczników głównych i podliczników,

- aktualizacja wynajmowanej powierzchni użytkowej i procentowego udziału w nieruchomościach,

- uczestniczenie w rozprawach sądowych zgodnie z wezwaniem sądu,

- opracowywanie wzorów umów w zakresie działalności sekcji,

- przygotowywanie materiałów do przetargów zgodnie z obowiązującym regulaminem i przepisami prawa w tym zakresie,

- nadzór nad sprzątaczkami wewnętrznymi, pracownikami zieleni oraz gospodarczymi.

1.3 Sekcja rozliczeń mediów i analizy zużycia mediów:

- zawieranie umów na wynajem sal w Domach Sołeckich,

- aktualizacja stawek w zawartych umowach,

- rozliczanie zużytych mediów podczas wynajmu,

- prowadzenie korespondencji związanej z wynajmem sal,

- prowadzenie rejestrów kosztów centralnego ogrzewania na całość zasobów,

- prowadzenie rejestru zużycia energii elektrycznej,

- prowadzenie rejestru zużycia zimnej wody, odprowadzenia ścieków oraz przyłącza wodnego,

- prowadzenie ewidencji budynków wyposażonych w podzielniki kosztów c.o. i współpraca ze specjalistyczna firmą rozliczeniową,

- przeprowadzanie ankiet w sprawie zastosowania podzielników w budynkach,

- rozliczanie kosztów c.o. oraz prowadzenie korespondencji z lokatorami w tym zakresie,

- rozliczanie mediów (c.o, gaz) w lokalach użytkowych,

- ustalanie wysokości zaliczek na dostarczone media do lokali użytkowych,

- analiza wielkości dostarczonych mediów, sporządzanie wykazów nadmiernego ich zużycia i przekazywanie analizy do działu DT i odpowiedniej sekcji,

- prowadzenie ewidencji zainstalowanych wodomierzy, nanoszenie zmian, prowadzenie korespondencji z lokatorami odnośnie terminu legalizacji,

- prowadzenie ewidencji daty legalizacji głównych liczników,

- sporządzenie kalkulacji stawek centralnego ogrzewania, wywozu nieczystości stałych i innych w miarę potrzeb zakładu,

- prowadzenie analiz porównawczych kosztów za media z Działem Ekonomiczno-Finansowym,

- rozliczanie zimnej wody i ścieków wg faktycznego zużycia oraz aktualizacja danych,

- opisywanie faktur- klasyfikacja kosztów,

- kalkulacja stawek opłat za c.o. – lokalne kotłownie,

- prowadzenie planu finansowego Działu,

- zgłaszanie szkód do ubezpieczenia.