Dział Organizacyjny

Rozmiar tekstu:

1. Dział Organizacyjny
1.1. Sekcja organizacyjna:
• nadzór i udział w organizacji i funkcjonowaniu MZN, w tym udział w naradach
z kierownictwem jednostki,
• prowadzenie i aktualizacja dokumentacji statutowej MZN, regulaminów wewnętrznych dotyczących organizacji i funkcjonowania jednostki oraz współpraca w tym zakresie ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi,
• nadzór i prowadzenie ewidencji zarządzeń i wniosków Prezydenta Miasta oraz uchwał Rady Miasta, w tym uzupełnianie harmonogramu uchwał pod względem ich wykonania,
• ewidencja wpływających interpretacji radnych i kontrola nad terminowością udzielanych odpowiedzi,
• nadzór i prowadzenie ewidencji pełnomocnictw i upoważnień nadanych Dyrektorowi jednostki przez Prezydenta Miasta,
• ewidencja i nadzór nad przestrzeganiem wydanych przez Dyrektora zarządzeń, procedur
i instrukcji obowiązujących w MZN i ewidencja pełnomocnictw i upoważnień wydanych przez Dyrektora,
• prowadzenie ewidencji skarg i wniosków wpływających do MZN i nadzór nad ich terminowością,
• nadzór nad prowadzeniem książki kontroli zewnętrznej oraz współpraca z organami kontrolującymi, w tym ewidencja protokołów z kontroli zewnętrznej i wewnętrznej,
• konsultowanie z kancelarią prawną przepisów prawnych oraz występowanie o opinię prawną
w sprawach dotyczących działu OA,
• weryfikacja umów pod względem poprawności złożonych ofert w ramach budżetu działu OA oraz współpraca z kancelarią prawną w przedmiotowej sprawie i przedstawicielami firm świadczących usługi,
• planowanie i realizacja budżetu oraz kontrola harmonogramu wydatków budżetowych działu OA, a także sporządzanie planów i sprawozdań z wydatków,
• nadzór nad obiegiem dokumentów zgodnie z przyjętą instrukcją kancelaryjną i JRWA oraz dekretowanie korespondencji przychodzącej z sądu i od komorników,
• sprawowanie kontroli nad składnicą akt i dokumentacją dotyczącą brakowania dokumentów zgodnie z instrukcją składnicy akt i obowiązującymi przepisami,
• nadzór nad bezpieczeństwem informacji i pełnienie funkcji Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji.
• ocena wyników działania na rzecz bezpieczeństwa informacji oraz skuteczności systemu zarządzania informacji, w tym przeprowadzenie audytu wewnętrznego w zakresie bezpieczeństwa informacji,
• wdrożenie, utrzymanie i ciągłe doskonalenie systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji i podejmowanie działań korygujących,
• przeprowadzanie szkoleń dla nowo przyjętych pracowników, stażystów, praktykantów, wolontariuszy itp.

1.2 Sekretariat:
• prowadzenie sekretariatu zgodnie z przyjętymi instrukcjami i regulaminami, w tym obsługa spotkań Dyrektora, poczty elektronicznej i centrali telefonicznej MZN,
• przygotowywanie informacji na sesje Rady Miasta z działalności MZN,
• przyjmowanie, rejestrowanie pism, wniosków, zarządzeń, pełnomocnictw itp. przychodzących i wychodzących w programie korespondencyjnym i systemie elektronicznego obiegu dokumentów,
• kontrola wprowadzonych pism w programie do rejestracji korespondencji i podział poczty na poszczególne komórki organizacyjne zgodnie z dekretem Dyrektora oraz dekretowanie pism z sądu i od komorników,
• przyjmowanie, prowadzenie ewidencji akt wraz z ich udostępnianiem według instrukcji składnicy akt i JRWA,
• brakowanie dokumentów i prowadzenie składnicy akt zgodnie z instrukcją obowiązującą
w MZN oraz współpraca w tym zakresie z Archiwum Państwowym,
• sporządzanie specyfikacji na usługi, realizacja budżetu w zakresie działu OA, w tym opisywanie faktur,
• wysyłanie korespondencji i prowadzenie ewidencji nadanych przesyłek dla WM,
• ewidencja wyposażenia, prenumerat, czasopism, książek i pieczątek,
• prowadzenie rejestru pełnomocnictw, upoważnień i zarządzeń Dyrektora MZN,
• sporządzanie inwentaryzacji aktywów w dziale OA i składnicy akt,
• udział w audytach wewnętrznych z zakresu bezpieczeństwa informacji,
• składanie pism i oświadczeń do Biura Zarządzania Jakością, w celu opublikowania informacji,
• doraźna pomoc w biurze podawczym.

1.3 Biuro podawcze:
• prowadzenie punktu informacji ogólnej MZN,
• obsługa urządzeń biurowych i poczty elektronicznej,
• przyjmowanie, rejestrowanie wszelkiej korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym ofert przetargowych,
• podział zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych
i przygotowywanie korespondencji do wysyłki,
• prowadzenie rejestru pełnomocnictw, upoważnień i zarządzeń Dyrektora MZN,
• pomoc przy inwentaryzacji aktywów działu OA i składnicy akt,
• sporządzanie wykazów dotyczących brakowania dokumentów i archiwizowanie dokumentów,
• w razie potrzeby realizacja budżetu w zakresie usług i dostaw oraz opisywanie faktur VAT,
• rejestrowanie zarządzeń i wniosków Prezydenta Miasta oraz uchwał Rady Miasta,
• doraźna pomoc w prowadzeniu sekretariatu Dyrektora.

1.4 Ochrona danych osobowych:
• pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych,
• prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych,
• nadzór nad wdrożeniem środków fizycznych, organizacyjnych i technicznych – w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych,
• przeprowadzenie wewnętrznych audytów (sprawdzeń) z przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych i dokonywanie aktualizacji dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych,
• sprawowanie nadzoru nad udostępnieniem danych osobowych,
• śledzenie na bieżąco przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i wytycznych organu nadzorczego,
• podejmowanie odpowiednich działań w przypadku naruszenia lub podejrzenia naruszenia ochrony danych osobowych,
• zapoznanie osób nowoprzyjętych i upoważnionych do przetwarzania danych osobowych
z przepisami o ochronie tych danych , w szczególności decydowanie o terminach i sposobach przeprowadzenia szkoleń w tym zakresie,
• prowadzenie i aktualizacja rejestru czynności przetwarzania i rejestru kategorii czynności przetwarzania,
• informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe o obowiązkach spoczywających na nich z mocy przepisów prawa polskiego i unijnego,
• udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych osobowych oraz monitorowanie ich wykonania,
• współpraca z organem nadzorczym,
• pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych.