Dział Wspólnot Mieszkaniowych

Rozmiar tekstu:

1. Dział Wspólnot Mieszkaniowych
1.1 Sekcja obsługi administracyjnej:
    • prowadzenie i aktualizacja elektronicznych kartotek lokali własnościowych wraz
z przypadającymi im udziałami w nieruchomości wspólnej,
    • ewidencja rozliczeń mediów na kartotekach lokali własnościowych,
    • prowadzenie, gromadzenie i archiwizacja akt lokali własnościowych oraz akt zbiorczych Wspólnot Mieszkaniowych,
    • prowadzenie ewidencji osób zamieszkujących w lokalach własnościowych,
    • obsługa właścicieli w zakresie związanym z opłatami z tytułu własności lokali,
    • rozliczanie remontów oraz weryfikacja z uchwałami,
    • uzgadnianie wszelkich rozliczeń z Gminą jako właściciela we Wspólnocie Mieszkaniowej z Działem Technicznym i Działem ekonomiczno-Finansowym w zakresie remontów, jak również wystawianie obciążeń dla Gminy w zakresie remontów wynikających z uchwał,
    • analiza zgromadzonych środków na realizację remontów przyjętych uchwałami oraz przekazanie informacji do Działu Technicznego,
    • informowanie najemców na temat zasad wykupu mieszkania i funkcjonowania Wspólnot Mieszkaniowych oraz pomoc w wypełnianiu wniosków,
    • opracowywanie uchwał bieżących oraz podejmowanie ich w formie indywidualnego zbierania głosów, a także informowanie właścicieli o podjętych uchwałach,
    • bieżące ujmowanie w odpowiednich rejestrach uchwał podjętych przez Wspólnoty Mieszkaniowe,
    • udzielanie odpowiedzi na pisma właścicieli i w razie potrzeby najemców,
    • zgłaszanie usterek i potrzeb remontowych dla Działu Technicznego lub Działu Eksploatacyjnego,
    • prowadzenie sprawozdawczości GUS w zakresie części administracyjnej, technicznej na podstawie danych z odpowiednich działów,
    • udział w razie potrzeb w odbiorach technicznych i wizjach w terenie na budynkach Wspólnot Mieszkaniowych,
    • organizowanie i prowadzenie zebrań Wspólnot Mieszkaniowych zgodnie z wymogami ustawy o własności lokali,
    • sporządzanie sprawozdania po przeprowadzonych rocznych zebraniach dla Dyrektora Jednostki,
    • wystawianie zaświadczeń dla właścicieli,
    • sporządzanie umów z podmiotami zewnętrznymi,
    • przygotowanie dokumentacji potrzebnej do nadania numeru NIP, REGON, kont bankowych dla nowopowstałych Wspólnot Mieszkaniowych oraz w razie potrzeby ich aktualizacja,
    • konsultowanie specyfikacji do ubezpieczenia mienia Wspólnot Mieszkaniowych oraz pozostałych potrzeb,  
    • sporządzanie powiadomień do właścicieli o zgłoszeniu propozycji remontowych do planów gospodarczych na rok następny,
    • opracowywanie wzorów dokumentów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Wspólnot Mieszkaniowych, wzorów instrukcji, regulaminów, umów i projektów uchwał,
    • współpraca z Sekcją rozliczeń mediów, uzgadnianie przepisów i kosztów dla celów rozliczania mediów,
    • udział w przetargach oraz przy zawieraniu umów w zakresie działalności Działu Wspólnot Mieszkaniowych oraz przygotowywanie niezbędnych dokumentów i załączników,
    • bieżąca analiza zapisów w umowach na świadczenie usług na rzecz Wspólnot Mieszkaniowych i zgłaszanie poprawek zgodnie z sugestiami właścicieli,
    • bieżące monitorowanie otrzymanych przez Wspólnoty Mieszkaniowe odszkodowań.

1.2 Sekcja obsługi finansowo-księgowej:
    • prowadzenie ewidencji księgowej wspólnot mieszkaniowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
    • wystawianie faktur, faktur VAT oraz not księgowych,
    • prowadzenie rejestru płatności w zakresie dbałości o terminowe regulowanie zobowiązań Wspólnot Mieszkaniowych, regulowanie zobowiązań, dokonywanie zwrotów na podstawie odrębnych oświadczeń właścicieli,
    • sporządzanie rejestrów kwartalnych w celach ustalenia wysokości zaliczki na podatek dochodowy od osób prawnych,
    • sporządzanie deklaracji CIT-8, VAT-7, PIT-4,
    • zakładanie i rozwiazywanie lokat terminowych,
    • sporządzanie powiadomień o stanie konta dla właścicieli oraz potwierdzeń sald dla kontrahentów,
    • sporządzanie wszystkich dokumentów finansowych do sprawozdania rocznego z działalności zarządcy, w tym bilansów oraz rachunku zysków i strat,
    • sporządzanie na każde żądanie właścicieli rozliczeń przychodów i kosztów danej nieruchomości,
    • bieżąca analiza i weryfikacja kosztów obciążeń Wspólnot Mieszkaniowych przez MZN za zarzadzanie nieruchomością wspólną oraz bieżące konserwacje oraz dbałości o zgodność obciążeń z instrukcjami,
    • przygotowywanie dokumentów finansowych oraz załączników niezbędnych do pozyskania środków zewnętrznych oraz kredytów na sfinansowanie remontów,
    • prowadzenie windykacji należności Wspólnot Mieszkaniowych (wysyłanie upomnień, wezwań do zapłaty, kierowanie spraw do sądu, w celu uzyskania nakazu zapłaty, bieżące monitorowanie spraw sądowych)
    • prowadzenie spraw przekazanych do postępowania komorniczego w porozumieniu
z kancelarią adwokacką świadczącą usługi dla Wspólnot Mieszkaniowych.,
    • uczestniczenie w rozprawach sądowych na wezwanie sądu,
    • archiwizowanie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, wszystkich dowodów księgowych,
    • prowadzenie sprawozdawczości GUS w zakresie części finansowej.