Przejdź do treści

Miejski Zarząd Nieruchomości

A Decrease font size. A Reset font size. A Increase font size.

Zgłoś awarię

Działy

Dział Organizacyjny

  1. Sekcja organizacyjna:
    • nadzór i udział w organizacji i funkcjonowaniu MZN, w tym udział w naradach z kierownictwem jednostki,
    • prowadzenie i aktualizacja dokumentacji statutowej MZN, regulaminów wewnętrznych dotyczących organizacji i funkcjonowania jednostki oraz współpraca w tym zakresie ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi,
    • nadzór i prowadzenie ewidencji zarządzeń i wniosków Prezydenta Miasta oraz uchwał Rady Miasta, w tym uzupełnianie harmonogramu uchwał pod względem ich wykonania,
    • ewidencja wpływających interpretacji radnych i kontrola nad terminowością udzielanych odpowiedzi,
    • nadzór i prowadzenie ewidencji pełnomocnictw i upoważnień nadanych Dyrektorowi jednostki przez Prezydenta Miasta,
    • ewidencja i nadzór nad przestrzeganiem wydanych przez Dyrektora zarządzeń, procedur i instrukcji obowiązujących w MZN i ewidencja pełnomocnictw i upoważnień wydanych przez Dyrektora,
    • prowadzenie ewidencji skarg i wniosków wpływających do MZN i nadzór nad ich terminowością,
    • nadzór nad prowadzeniem książki kontroli zewnętrznej oraz współpraca z organami kontrolującymi, w tym ewidencja protokołów z kontroli zewnętrznej i wewnętrznej,
    • konsultowanie z kancelarią prawną przepisów prawnych oraz występowanie o opinię prawną w sprawach dotyczących działu DO,
    • weryfikacja umów pod względem poprawności złożonych ofert w ramach budżetu działu DO oraz współpraca z kancelarią prawną w przedmiotowej sprawie i przedstawicielami firm świadczących usługi,
    • planowanie i realizacja budżetu oraz kontrola harmonogramu wydatków budżetowych działu DO, a także sporządzanie planów i sprawozdań z wydatków,
    • nadzór nad obiegiem dokumentów zgodnie z przyjętą instrukcją kancelaryjną i JRWA oraz dekretowanie korespondencji przychodzącej z sądu i od komorników,
    • sprawowanie kontroli nad składnicą akt i dokumentacją dotyczącą brakowania dokumentów zgodnie z instrukcją składnicy akt i obowiązującymi przepisami,
    • nadzór nad bezpieczeństwem informacji i pełnienie funkcji Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji.
    • ocena wyników działania na rzecz bezpieczeństwa informacji oraz skuteczności systemu zarządzania informacji, w tym przeprowadzenie audytu wewnętrznego w zakresie bezpieczeństwa informacji,
    • wdrożenie, utrzymanie i ciągłe doskonalenie systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji i podejmowanie działań korygujących,
    • przeprowadzanie szkoleń dla nowo przyjętych pracowników, stażystów, praktykantów, wolontariuszy itp.
  2. Sekretariat:
    • prowadzenie sekretariatu zgodnie z przyjętymi instrukcjami i regulaminami, w tym obsługa spotkań Dyrektora, poczty elektronicznej i centrali telefonicznej MZN,
    • przygotowywanie informacji na sesje Rady Miasta z działalności MZN,
    • przyjmowanie, rejestrowanie pism, wniosków, zarządzeń, pełnomocnictw itp. przychodzących i wychodzących w programie korespondencyjnym i systemie elektronicznego obiegu dokumentów,
    • kontrola wprowadzonych pism w programie do rejestracji korespondencji i podział poczty na poszczególne komórki organizacyjne zgodnie z dekretem Dyrektora oraz dekretowanie pism z sądu i od komorników,
    • przyjmowanie, prowadzenie ewidencji akt wraz z ich udostępnianiem według instrukcji składnicy akt i JRWA,
    • brakowanie dokumentów i prowadzenie składnicy akt zgodnie z instrukcją obowiązującą w MZN oraz współpraca w tym zakresie z Archiwum Państwowym,
    • sporządzanie specyfikacji na usługi, realizacja budżetu w zakresie działu DO, w tym opisywanie faktur,
    • wysyłanie korespondencji i prowadzenie ewidencji nadanych przesyłek dla WM,
    • ewidencja wyposażenia, prenumerat, czasopism, książek i pieczątek,
    • prowadzenie rejestru pełnomocnictw, upoważnień i zarządzeń Dyrektora MZN,
    • sporządzanie inwentaryzacji aktywów w dziale DO i składnicy akt,
    • udział w audytach wewnętrznych z zakresu bezpieczeństwa informacji,
    • składanie pism i oświadczeń do Biura Zarządzania Jakością, w celu opublikowania informacji,
    • pomoc w biurze podawczym.
  3. Biuro podawcze:
    • prowadzenie punktu informacji ogólnej MZN,
    • obsługa urządzeń biurowych i poczty elektronicznej,
    • przyjmowanie, rejestrowanie wszelkiej korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym ofert przetargowych,
    • podział zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych i przygotowywanie korespondencji do wysyłki,
    • prowadzenie rejestru wpływu faktur i not księgowych,
    • obsługa skrzynki podawczej dla faktur w pływających drogą elektroniczną,
    • prowadzenie rejestru oświadczeń o przekazywaniu faktur drogą elektroniczną,
    • prowadzenie rejestru pełnomocnictw, upoważnień i zarządzeń Dyrektora MZN,
    • pomoc przy inwentaryzacji aktywów działu DO i składnicy akt,
    • sporządzanie wykazów dotyczących brakowania dokumentów i archiwizowanie dokumentów,
    • w razie potrzeby realizacja budżetu w zakresie usług i dostaw oraz opisywanie faktur VAT,
    • rejestrowanie zarządzeń i wniosków Prezydenta Miasta oraz uchwał Rady Miasta,
    • pomoc w prowadzeniu sekretariatu Dyrektora.
  4. System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji:
    • nadzór nad bezpieczeństwem informacji i pełnienie funkcji Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji,
    • ocena wyników działania na rzecz bezpieczeństwa informacji oraz skuteczności systemu zarządzania informacji, w tym przeprowadzenie audytu wewnętrznego w zakresie bezpieczeństwa informacji,
    • wdrożenie, utrzymanie i ciągłe doskonalenie systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji i podejmowanie działań korygujących,
    • przeprowadzanie szkoleń dla nowo przyjętych pracowników, stażystów, praktykantów, wolontariuszy itp.,
    • organizacja cyklicznych szkoleń z zakresu ochrony danych i bezpieczeństwa informacji dla pracowników MZN
    • współpraca z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych,
    • współpraca z wszystkimi działami w zakresie ochrony danych osobowych,
    • prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych,
    • nadzór nad wdrożeniem środków fizycznych, organizacyjnych i technicznych – w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych,
    • przeprowadzenie wewnętrznych audytów (sprawdzeń) z przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych i dokonywanie aktualizacji dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych,
    • sprawowanie nadzoru nad udostępnieniem danych osobowych,
    • śledzenie na bieżąco przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i wytycznych organu nadzorczego,
    • podejmowanie odpowiednich działań w przypadku naruszenia lub podejrzenia naruszenia ochrony danych osobowych,
    • zapoznanie osób nowoprzyjętych i upoważnionych do przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie tych danych , w szczególności decydowanie o terminach i sposobach przeprowadzenia szkoleń w tym zakresie,
    • prowadzenie i aktualizacja rejestru czynności przetwarzania i rejestru kategorii czynności przetwarzania,
    • informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe o obowiązkach spoczywających na nich z mocy przepisów prawa polskiego i unijnego,
    • udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych osobowych oraz monitorowanie ich wykonania,
    • współpraca z organem nadzorczym,
    • pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych.
  5. Kontrola Wewnętrzna:
    • prowadzenie problemowej, kompleksowej kontroli funkcjonowania komórek organizacyjnych MZN pod kątem prawidłowej gospodarki finansowej, legalności podejmowanych działań formalno-prawnych, jak również w zakresie celowości i rzetelności wydatkowania środków publicznych bądź gromadzenia środków publicznych,
    • współudział w działaniach w zakresie kontroli zarządczej, jak również ocena systemu kontroli zarządczej,
    • sporządzanie sprawozdań i protokołów kontroli,
    • przeprowadzanie kontroli wewnętrznych we wszystkich komórkach MZN na polecenie Dyrektora MZN oraz przeprowadzanie kontroli sprawdzających,
    • analiza materiałów pokontrolnych i opracowywanie generalnych wniosków w celu eliminacji uchybień i ulepszania jakości pracy komórek organizacyjnych MZN
    • przedstawianie wyników kontroli oraz formułowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych w zakresie kontrolowanych zagadnień,
    • przechowywanie, udostępnianie i archiwizowanie materiałów kontroli zewnętrznych,
    • udzielanie odpowiedzi na zalecenie pokontrolne z kontroli dokonywanej przez uprawnione organy zewnętrzne z uwzględnieniem stanowiska właściwych działów MZN.
    • wnioskowanie do Dyrektora i udział w zadaniach w zakresie kontroli zarządczej,
    • dbałość o prawidłowe funkcjonowanie kontroli zarządczej,

Dział Administrowania Nieruchomościami i Analiz Mediów

  1. Sekcja administrowania lokalami mieszkalnymi:
    • prowadzenie działalności na odcinku administrowania lokalami mieszkalnymi, w tym komunalnymi, socjalnymi i własnościowymi,
    • ewidencja mienia komunalnego,
    • prowadzenie ewidencji lokali mieszkalnych,
    • zawieranie i rozwiązywanie umów najmu,
    • przygotowywanie dokumentacji do postępowań sądowych oraz komorniczych w sprawach o eksmisję,
    • przygotowywanie dokumentacji do zagospodarowania nowo przyjętego mienia komunalnego,
    • prowadzenie, gromadzenie i archiwizacja akt lokali mieszkalnych,
    • prowadzenie ewidencji osób zamieszkujących w lokalach mieszkalnych,
    • uczestnictwo w eksmisjach z lokali mieszkalnych,
    • organizowanie akcji sanitarno-porządkowych,
    • zlecanie wykonania usług dezynfekcji, dezynsekcji i deratyzacji,
    • nadzór nad sprzątaczkami oraz pracownikami gospodarczymi,
    • kontrola terenów i budynków
    • prowadzenie kontroli utrzymania czystości w budynkach mieszkalnych i na terenach przyległych,
    • organizowanie prac w zakresie pielęgnacji terenów zielonych,
    • kontrola wywozu odpadów komunalnych z administrowanych nieruchomości,
    • prowadzenie „akcji zima”,
    • zgłaszanie usterek i potrzeb remontowych w lokalach i budynkach mieszkalnych,
    • przygotowywanie analiz i innych materiałów na potrzeby MZN i jednostki nadrzędnej,
    • współpraca z Działem Czynszów i Windykacji w zakresie należności i zaległości czynszowych, zmian w ewidencji osób zamieszkujących w lokalach mieszkalnych,
    • prowadzenie i aktualizacja elektronicznych kartotek lokali mieszkalnych,
    • dostarczanie i prowadzenie korespondencji związanej z lokalami mieszkalnymi,
    • uczestniczenie w zebraniach Wspólnot Mieszkaniowych,
    • uczestniczenie w okresowych przeglądach stanu technicznego budynków mieszkalnych,
    • przygotowywanie materiałów do udzielenia zamówień publicznych w ramach pracy sekcji,
    • uczestniczenie w rozprawach sądowych na wezwanie sądu,
    • przygotowywanie materiałów do celów sprawozdawczych.
  2. Sekcja administrowania nieruchomościami użytkowymi:
    • prowadzenie działalności na odcinku administrowania i eksploatacji nieruchomościami użytkowymi,
    • prowadzenie ewidencji budynków i lokali użytkowych,
    • ogłaszanie przetargów na najem i dzierżawę lokali, garaży i gruntów zgodnie z obowiązującym regulaminem,
    • przyjmowanie i przekazywanie lokali użytkowych, garaży i gruntów,
    • zawieranie i rozwiązywanie umów dzierżawy i najmu,
    • prowadzenie, gromadzenie i archiwizacja akt lokali użytkowych,
    • przygotowywanie dokumentacji do zagospodarowania nowo przyjętych nieruchomości użytkowych,
    • prowadzenie i aktualizacja elektronicznych kartotek nieruchomości użytkowych,
    • prowadzenie ewidencji zamieszczonych na elewacjach reklam, przygotowywanie, zawieranie i rozwiązywanie umów z właścicielami reklam,
    • kontrola realizacji zapisów zawartych w umowach najmu i dzierżawy,
    • uczestniczenie w okresowych przeglądach stanu technicznego budynków użytkowych,
    • zgłaszanie potrzeb remontowych i usterek w budynkach użytkowych,
    • współpraca z działem Czynszów i Windykacji w zakresie należności i zaległości czynszowych, zmian w ewidencji najemców i dzierżawców,
    • prowadzenie korespondencji dotyczącej nieruchomości użytkowych i garaży,
    • przygotowywanie materiałów do celów sprawozdawczych,
    • uczestniczenie w kontrolnych odczytach liczników głównych i podliczników,
    • zawieranie porozumień z Urzędem Miasta Jastrzębie-Zdrój oraz innymi jednostkami organizacyjnymi
    • uczestniczenie w rozprawach sądowych zgodnie z wezwaniem sądu,
    • przygotowywanie materiałów do udzielenia zamówień publicznych w ramach pracy sekcji, zgodnie z obowiązującym regulaminem i przepisami prawa w tym zakresie,
    • przygotowywanie warunków oraz porozumień z jednostkami pomocniczymi miasta Jastrzębie-Zdrój
    • zawieranie umów na wynajem sal w Domach Sołeckich, budynkach Ochotniczych Straży Pożarnych oraz wiat rekreacyjnych,
    • rozliczanie zużytych mediów podczas wynajmu sal i wiat,
    • przygotowywanie zapotrzebowania na zakup środków czystości,
    • prowadzenie Punktu „Biznes na okrągło”,
    • prowadzenie „Punktu Informacyjnego” Dworca Autobusowego PKS,
    • prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia Gminy i zarządzanych Wspólnot Mieszkaniowych.
    • Zgłaszanie szkód na Policję
  3. Sekcja rozliczeń i analizy zużycia mediów:
    • prowadzenie rejestrów zużycia mediów dla całości zasobów,
    • prowadzenie ewidencji budynków wyposażonych w podzielniki kosztów c.o. i współpraca ze specjalistyczną firmą rozliczeniową,
    • przeprowadzanie ankiet w sprawie zastosowania podzielników kosztów w budynkach,
    • rozliczanie kosztów zużycia mediów oraz prowadzenie korespondencji z użytkownikami lokali w tym zakresie,
    • ustalanie wysokości zaliczek na dostarczone media,
    • analiza wielkości dostarczonych mediów, sporządzanie wykazów nadmiernego ich zużycia,
    • prowadzenie ewidencji zainstalowanych wodomierzy lokalowych,
    • prowadzenie korespondencji z lokatorami w zakresie terminu legalizacji urządzeń pomiarowych,
    • prowadzenie ewidencji terminów legalizacji głównych liczników,
    • opis faktur pod względem merytorycznym,
    • prowadzenie planu finansowego Działu,
    • realizacja procedury „wznowienia wydatków” w zakresie rozliczeń z jednostkami tut. Urzędu Miasta,
    • sporządzanie deklaracji z tytułu podatku akcyzowego od zużytej energii elektrycznej wyprodukowanej przez mikroinstalacje administrowane przez jednostkę.

Dział Kadr, Spraw Socjalnych i BHP

  1. Sekcja Kadr:
    • prowadzenie całokształtu spraw osobowych w tym dokumentacji pracowniczej zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami Prawa pracy,
    • organizowanie naborów na wolne stanowiska urzędnicze zgodnie z obowiązującym regulaminem oraz ustawą o pracownikach samorządowych, w tym udział w pracach komisji naboru na wolne stanowisko urzędnicze,
    • prowadzenie całości spraw związanych z przejściem pracowników na emerytury i renty – sporządzanie dokumentacji między innymi wniosków emerytalno–rentowych, kompletowanie dokumentacji oraz prowadzenie korespondencji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych,
    • prowadzenie spraw dotyczących umów zawieranych z pracownikami na korzystanie z prywatnych samochodów do celów służbowych, rozliczanie miesięczne i ewidencja ryczałtów samochodowych,
    • kontrola czasu pracy oraz sporządzanie kart pracy w uzgodnieniu z kierownikami działów podległych pracowników,
    • prowadzenie polityki kadrowej MZN, przedstawianie Dyrektorowi opinii, wniosków, analiz,
    • przygotowanie wniosków dotyczących kształcenia, doskonalenia i dokształcania pracowników,
    • opracowywanie regulaminów i zarządzeń z zakresu objętego działaniem sekcji oraz przedkładanie ich do akceptacji Dyrektora Miejskiego Zarządu Nieruchomości,
    • gospodarowanie etatami zgodnie z planem budżetu (analizowanie sytuacji kadrowej w MZN),
    • prowadzenie sprawozdawczości w zakresie spraw kadrowych (GUS),
    • nadzór nad realizacją wydatków w zakresie sekcji,
    • współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w organizowaniu staży, robót publicznych oraz interwencyjnych, a także innych form zatrudnienia,
    • sprawowanie nadzoru i kontroli nad osobami skierowanymi do odpracowania kary ograniczenia pozbawienia wolności i prac społecznie użytecznych (sporządzanie dokumentacji, prowadzenie korespondencji, współpraca z instytucjami państwowymi między innymi z Ośrodkiem Pomocy Społecznej oraz sądami),
    • sporządzanie i prowadzenie dokumentacji w sprawach zawieranych umów cywilnoprawnych,
    • prowadzenie wszelkiej korespondencji z instytucją finansową oraz pracownikami związanej z pracowniczymi planami kapitałowymi,
    • zgłaszanie i wyrejestrowanie pracowników i uprawionych członków rodzin do/z ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego,
    • współpraca z działem informatyki i elektrotechniki w sprawie uaktualniania certyfikatów niezbędnych do przesyłania dokumentów do ZUS drogą elektroniczną,
    • naliczanie wpłat na PFRON (uzgadnianie zatrudnienia i wysokości odpisu),
    • rozliczanie i sporządzanie deklaracji miesięcznych i rocznych oraz przesyłanie ich drogą elektroniczną do PFRON,
    • prowadzenie korespondencji w sprawie PFRON,
  2. Sekcja spraw socjalnych i BHP:
    • rozliczanie środków znajdujących się na Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (uzgadnianie kont-sald),
    • nadzór nad Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych zgodnie z obowiązującym regulaminem i przepisami w tym zakresie,
    • prowadzenie całokształtu spraw związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych zgodnie z obowiązującym regulaminem i przepisami w tym zakresie,
    • udział w komisji socjalnej,
    • organizowanie wycieczek i spotkań integracyjnych,
    • przyjmowanie i opisywanie wniosków o dofinansowanie z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
    • przygotowywanie wszelkiej korespondencji związanej z działalnością Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
    • nadzór nad zagadnieniami bezpieczeństwa i higieny pracy w MZN zgodnie z przepisami oraz współpraca ze służbami BHP w celu zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy pracownikom MZN zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami wewnętrznymi,
    • prowadzenie całokształtu spraw BHP w oparciu o obowiązujące ustawy i rozporządzenia,
    • przeprowadzanie analiz i kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przez pracowników (lub inne osoby fizyczne wykonujące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, wyznaczonych przez pracodawcę) przepisów i zasad BHP oraz bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach wraz z wnioskami zmierzającymi do ich usunięcia,
    • udział w ocenie ryzyka zawodowego,
    • sporządzenie sprawozdań z zakresu BHP,
    • prowadzenie szkoleń BHP wstępnych i okresowych,
    • sporządzania list osób uprawnionych do ekwiwalentów za pranie odzieży roboczej i za używanie własnej odzieży oraz naliczanie należnych kwot do wypłaty,
    • w zakresie sporządzania wykazu osób uprawnionych do otrzymania środków higieny osobistej i napojów,
    • prowadzenie kartotek przydziałów odzieży roboczej i ochronnej,
    • sporządzenie wniosków do DL o dokonanie zakupu /zlecenia usługi/,

Dział Wspólnot Mieszkaniowych

  1. Sekcja obsługi administracyjnej:
    • prowadzenie i aktualizacja elektronicznych kartotek lokali własnościowych wraz z przypadającymi im udziałami w nieruchomości wspólnej,
    • ewidencja rozliczeń mediów na kartotekach lokali własnościowych,
    • prowadzenie, gromadzenie i archiwizacja akt lokali własnościowych oraz akt zbiorczych Wspólnot Mieszkaniowych,
    • prowadzenie ewidencji osób zamieszkujących w lokalach własnościowych,
    • obsługa właścicieli w zakresie związanym z opłatami z tytułu własności lokali,
    • rozliczanie remontów oraz weryfikacja z uchwałami,
    • uzgadnianie wszelkich rozliczeń z Gminą jako właściciela we Wspólnocie Mieszkaniowej z Działem Technicznym i Działem ekonomiczno-Finansowym w zakresie remontów, jak również wystawianie obciążeń dla Gminy w zakresie remontów wynikających z uchwał,
    • analiza zgromadzonych środków na realizację remontów przyjętych uchwałami oraz przekazanie informacji do Działu Technicznego,
    • informowanie najemców na temat zasad wykupu mieszkania i funkcjonowania Wspólnot Mieszkaniowych oraz pomoc w wypełnianiu wniosków,
    • opracowywanie uchwał bieżących oraz podejmowanie ich w formie indywidualnego zbierania głosów, a także informowanie właścicieli o podjętych uchwałach,
    • bieżące ujmowanie w odpowiednich rejestrach uchwał podjętych przez Wspólnoty Mieszkaniowe,
    • udzielanie odpowiedzi na pisma właścicieli i w razie potrzeby najemców,
    • zgłaszanie usterek i potrzeb remontowych dla Działu Technicznego lub Działu Eksploatacyjnego,
    • prowadzenie sprawozdawczości GUS w zakresie części administracyjnej, technicznej na podstawie danych z odpowiednich działów,
    • udział w razie potrzeb w odbiorach technicznych i wizjach w terenie na budynkach Wspólnot Mieszkaniowych,
    • organizowanie i prowadzenie zebrań Wspólnot Mieszkaniowych zgodnie z wymogami ustawy o własności lokali,
    • sporządzanie sprawozdania po przeprowadzonych rocznych zebraniach dla Dyrektora Jednostki,
    • wystawianie zaświadczeń dla właścicieli,
    • sporządzanie umów z podmiotami zewnętrznymi,
    • przygotowanie dokumentacji potrzebnej do nadania numeru NIP, REGON, kont bankowych dla nowopowstałych Wspólnot Mieszkaniowych oraz w razie potrzeby ich aktualizacja,
    • konsultowanie specyfikacji do ubezpieczenia mienia Wspólnot Mieszkaniowych oraz pozostałych potrzeb,
    • sporządzanie powiadomień do właścicieli o zgłoszeniu propozycji remontowych do planów gospodarczych na rok następny,
    • opracowywanie wzorów dokumentów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Wspólnot Mieszkaniowych, wzorów instrukcji, regulaminów, umów i projektów uchwał,
    • współpraca z Sekcją rozliczeń mediów, uzgadnianie przepisów i kosztów dla celów rozliczania mediów,
    • udział w przetargach oraz przy zawieraniu umów w zakresie działalności Działu Wspólnot Mieszkaniowych oraz przygotowywanie niezbędnych dokumentów i załączników,
    • bieżąca analiza zapisów w umowach na świadczenie usług na rzecz Wspólnot Mieszkaniowych i zgłaszanie poprawek zgodnie z sugestiami właścicieli,
    • bieżące monitorowanie otrzymanych przez Wspólnoty Mieszkaniowe odszkodowań.
  2. Sekcja obsługi finansowo-księgowej:
    • prowadzenie ewidencji księgowej wspólnot mieszkaniowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
    • wystawianie faktur, faktur VAT oraz not księgowych,
    • prowadzenie rejestru płatności w zakresie dbałości o terminowe regulowanie zobowiązań Wspólnot Mieszkaniowych, regulowanie zobowiązań, dokonywanie zwrotów na podstawie odrębnych oświadczeń właścicieli,
    • sporządzanie rejestrów kwartalnych w celach ustalenia wysokości zaliczki na podatek dochodowy od osób prawnych,
    • sporządzanie deklaracji CIT-8, VAT-7, PIT-4,
    • zakładanie i rozwiazywanie lokat terminowych,
    • sporządzanie powiadomień o stanie konta dla właścicieli oraz potwierdzeń sald dla kontrahentów,
    • sporządzanie wszystkich dokumentów finansowych do sprawozdania rocznego z działalności zarządcy, w tym bilansów oraz rachunku zysków i strat,
    • sporządzanie na każde żądanie właścicieli rozliczeń przychodów i kosztów danej nieruchomości,
    • bieżąca analiza i weryfikacja kosztów obciążeń Wspólnot Mieszkaniowych przez MZN za zarzadzanie nieruchomością wspólną oraz bieżące konserwacje oraz dbałości o zgodność obciążeń z instrukcjami,
    • przygotowywanie dokumentów finansowych oraz załączników niezbędnych do pozyskania środków zewnętrznych oraz kredytów na sfinansowanie remontów,
    • prowadzenie windykacji należności Wspólnot Mieszkaniowych (wysyłanie upomnień, wezwań do zapłaty, kierowanie spraw do sądu, w celu uzyskania nakazu zapłaty, bieżące monitorowanie spraw sądowych)
    • prowadzenie spraw przekazanych do postępowania komorniczego w porozumieniu z kancelarią adwokacką świadczącą usługi dla Wspólnot Mieszkaniowych.,
    • uczestniczenie w rozprawach sądowych na wezwanie sądu,
    • archiwizowanie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, wszystkich dowodów księgowych,
    • prowadzenie sprawozdawczości GUS w zakresie części finansowej.

Dział Techniczny

  1. Sekcja nadzoru budowlanego:
    • prowadzenie całokształtu spraw związanych z realizacją remontów i inwestycji,
    • przygotowanie wniosków oraz rozwiązań wpływających na kształtowanie polityki remontowej MZN,
    • przygotowywanie materiałów do przetargów zgodnie z obowiązującym regulaminem i przepisami prawa w tym zakresie,
    • uczestnictwo w pracach komisji przetargowych, zgodnie z obowiązującym w MZN regulaminie,
    • prowadzenie nadzoru nad robotami budowlanymi zgodnie ze sztuką budowlaną i przepisami Prawa Budowlanego,
    • przygotowywanie, nadzór nad realizacją i rozliczanie zadań inwestycyjnych, remontowych oraz prac rozbiórkowych, kontrola i weryfikacja realizowanych inwestycji i remontów pod względem zgodności ich realizacji z zawartymi umowami i obowiązującymi przepisami oraz regulaminami wewnętrznymi
    • prowadzenie korespondencji związanej z realizowanymi inwestycjami i remontami oraz sprawami bieżącymi,
    • kompletowanie dokumentacji powykonawczej i odbiorowej, sprawdzanie pod względem merytorycznym i rachunkowym dokumentacji powykonawczej oraz dokonywanie rozliczenia rzeczowo-finansowego zadania,
    • organizowanie i uczestnictwo w odbiorach robót zakończonych zadań budowlanych, inwestycyjnych i remontowych, oraz przeglądach gwarancyjnych,
    • przeprowadzanie kontroli i przeglądów stanu technicznego budynków i urządzeń,
    • udział w zebraniach Wspólnot Mieszkaniowych w zakresie kompetencji DT.
    • prowadzenie dokumentacji technicznej (książek obiektów) zarządzanego mienia,
    • kontrola okresowa i doraźna obiektów mieszkalnych i użytkowych pod względem bezpieczeństwa przeciwpożarowego.
    • kontrolowanie oraz zapewnienie właściwej i terminowej konserwacji i legalizacji sprzętu i urządzeń przeciwpożarowych, w tym także weryfikacja uszkodzeń i braków, w taki sposób, by gwarantowały one sprawne funkcjonowanie.
    • prowadzenie rejestru sprzętu i urządzeń przeciwpożarowych znajdujących się w obiektach administrowanych i zarządzanych przez Miejski Zarząd Nieruchomości
    • ustalanie sposobów postępowania na wypadek powstania pożaru, klęski żywiołowej lub innego miejscowego zagrożenia.
    • zgłaszanie pracodawcy uwag dotyczących stanu i potrzeb w zakresie ochrony przeciwpożarowej oraz wnioskowanie o usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości.
    • dozorowanie organizacji ochrony przeciwpożarowej na terenach wskazanych przez pracowników MZN obiektów, w których trwają prace remontowo – budowlane.
    • zapewnienie właściwego przekazania odpowiedzialności za realizację obowiązków z zakresu ochrony przeciwpożarowej, o których mowa w ust. 1, ustawy z 24 sierpnia 1991 r.  o ochronie przeciwpożarowej ( Dz. U. z 2021 r. poz. 869, 2490, z 2022 r. poz. 1557 wraz ze zmianami) w odniesieniu do budynku, obiektu budowlanego lub terenu, ich użytkownikom,                z którymi MZN zawarł umowy cywilnoprawne ustanawiające zarząd lub użytkowanie.
    • prowadzenie korespondencji dotyczącej stanu bezpieczeństwa p.poż budynków, sporządzanie notatek ze zdarzeń powstałych w budynkach, zgłaszanie zdarzeń do właściwych organów.
    • prowadzenie dokumentacji związanej z ochroną przeciwpożarową zakładu pracy,
    • reprezentowanie Miejskiego Zarządu Nieruchomości w sprawach dotyczących ppoż przed organami.
    • aktualizacja instrukcji bezpieczeństwa pożarowego oraz opracowywanie nowych.
    • wykonywanie czynności w zakresie ochrony przeciwpożarowej i ewakuacji pracowników.
    • identyfikowanie potrzeb szkoleniowych w zakresie ppoż.
    • monitorowanie wdrażania procedur związanych z ochroną ppoż. oraz zapewnienie przestrzegania przepisów ppoż.
    • przeprowadzanie oceny zagrożeń.
    • doradztwo w zakresie obowiązujących przepisów prawa w odniesieniu do ochrony ppoż.
    • planowanie, organizacja i kontrola szkoleń z zakresu ppoż.
    • znajomość, bieżące śledzenie i gromadzenie obowiązujących aktów prawnych regulujących sposób i zakres prowadzonych spraw.
  2. Sekcja dokumentacji technicznej i rozliczeń:
    • prowadzenie spraw związanych z planowaniem i realizacją budżetu DT/Sekcja nadzoru budowlanego, planowania remontów i dokumentacji technicznej,
    • przygotowywanie propozycji rocznych i długoterminowych planów remontowych i inwestycyjnych, oraz ustalanie we współpracy z Głównym Księgowym wysokości środków przeznaczonych na ten cel,
    • sporządzanie i kompletowanie dokumentacji dotyczącej zleconych remontów i inwestycji,
    • dokonywanie analiz, weryfikacja planów remontów i inwestycji,
    • prowadzenie całości spraw związanych z udzielonymi gwarancjami na wykonane roboty usługi i zakupy,
    • prowadzenie spraw związanych z pozyskiwaniem środków pomocowych: przygotowanie dokumentacji i składanie wniosków w celu uzyskania dofinansowania z funduszy krajowych i europejskich,
    • prowadzenie planu finansowego w programie Sumpt dla Działu,
    • archiwizowanie posiadanej dokumentacji technicznej MZN znajdującej się w budynku przy ul. Dworcowej 17E, w tym dbanie i ponoszenie odpowiedzialności za ład i porządek.

Dział Eksploatacyjny

  1. Sekcja remontowo-konserwacyjna:
    • codzienne organizowane i podział pracy podległym pracownikom grupy remontowej oraz sprawowanie bieżącej kontroli pracy podległych pracowników,
    • prowadzenie szkoleń z zakresu BHP podległych pracowników oraz wypisywania pisemnych poleceń pracy przy prowadzeniu prac niebezpiecznych,
    • wykonywanie remontów bieżących i konserwacji budynków i mieszkań, w celu zabezpieczenia przed dekapitalizacją,
    • konserwacje, remonty oraz wymiana urządzeń technicznych, w tym instalacji wod. – kan., c.o., gazowej, elektrycznej, domofonowej, urządzeń sanitarnych, będących na wyposażeniu budynków,
    • bieżąca kontrola urządzeń pomiarowych c.o. usytuowanych na budynkach,
    • modernizacja i regulacja instalacji c.o. na budynkach,
    • konserwacja, remonty oraz wymiana wyposażenia usytuowanego na terenach zewnętrznych,
    • prowadzenie pogotowia awaryjnego poza godzinami pracy zakładu,
    • przygotowywanie planów remontowo – konserwacyjnych,
    • utrzymanie i konserwacja placów zabaw, urządzeń zabawowych i elementów małej architektury,
    • przeprowadzanie kontroli szczelności instalacji gazowych,
    • usuwanie zagrożenia bezpieczeństwa życia i zdrowia mieszkańców oraz innych osób na skutek uszkodzeń elementów budynków lub wadliwego działania instalacji i urządzeń,
    • rozpatrywanie wniosków, przyjmowanie zgłoszeń mieszkańców dotyczących zagadnień eksploatacji i użytkowania nieruchomości oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie,
    • prowadzenie elektronicznego rejestru zgłoszonych zleceń i usterek, udzielanie odpowiedzi lokatorom w sprawie terminu wykonania robót,
    • prowadzenie rejestru wniosków dotyczących wymiany stolarki otworowej przez MZN,
    • wydawanie warunków technicznych na wymianę wyposażenia technicznego lokali w tym: stolarki otworowej, podłóg instalacji wewnętrznych i jej części,
    • wydawanie warunków technicznych najemcom i właścicielom na montaż we własnym zakresie i na własny koszt: stolarki okiennej i drzwiowej, grzejników, anten satelitarnych, klimatyzatorów, rolet okiennych zewnętrznych,
    • przygotowywanie materiałów do udzielania zamówień publicznych zgodnie z obowiązującym regulaminem i przepisami prawa w tym zakresie,
    • prowadzenie nadzoru nad zleconymi robotami budowlanymi firmom zewnętrznym zgodnie ze sztuką budowlaną i przepisami Prawa Budowlanego,
    • kontrolowanie wykonania usług zleconych podmiotom zewnętrznym, potwierdzanie pod względem merytorycznym faktur związanych z ich realizacją: szklenie stolarki otworowej, bieżące zgłoszenia usterek związanych z wentylacją, wymiana wodomierzy z modułem radiowym, udrażnianie przykanalików kanalizacji sanitarnej i deszczowej, opróżnianie zbiorników na nieczystości ciekłe, wynajem sprzętu budowlanego,
    • sporządzanie, weryfikowanie i potwierdzanie dokumentacji szkód wraz z wyceną,
    • zlecenie kalibracji, czynności serwisowych i innych, w celu zapewnienia sprawności technicznej detektorów gazu, mierników, urządzeń elektrycznych,
    • sporządzanie zapotrzebowania na materiały budowlane i instalacyjne, wyposażenie itp.,
    • ustalanie i weryfikacja potrzeb w zakresie zakupu narzędzi,
    • digitalizacja istniejącej dokumentacji analogowej,
    • kompletowanie dokumentów przeznaczonych do składnicy akt,
    • przygotowanie instrukcji, zarządzeń itp. w zakresie zadań sekcji,
    • realizacja uchwał Wspólnot Mieszkaniowych z zakresu działalności DE,
    • przygotowanie dokumentacji dla potrzeb Wspólnot Mieszkaniowych,
    • udział w zebraniach Wspólnot Mieszkaniowych w zakresie kompetencji DE.
  2. Sekcja transportu i rozliczeń:
    • organizacja transportu dla potrzeb MZN (transport osób, materiałów, dokumentów, wywóz trawy, gruzu, materiałów wielkogabarytowych itp.),
    • prowadzenie spraw związanych z eksploatacją własnych środków transportu (zakup i rozliczenie zużycia paliwa, bieżące naprawy i remonty, wymiana oleju, przeglądy techniczne, zakup i wymiana ogumienia, ubezpieczenie pojazdów),
    • prowadzenie dokumentacji związanej z eksploatacją pojazdów (karty drogowe, miesięczne i roczne zestawienia przebiegu pojazdów, rozliczenia remontów, obciążenia za transport), – rozliczanie nakładów materiałowo – finansowych na zlecenia oraz obiekty na podstawie programu ZR, sporządzanie miesięcznych wydruków,
    • miesięczne uzgadnianie zużytych materiałów zgodnie z RW,
    • kalkulacja kosztów i zasad wyliczenia odpłatności za usługi remontowo-budowlane (stawek stałych),
    • rozliczanie robót wykonanych dla Wspólnot Mieszkaniowych,
    • sporządzanie kwartalnych i rocznych zestawień z wykonanych robót na zebrania Wspólnot Mieszkaniowych,
    • sporządzanie inwentaryzacji aktywów w dziale DE i składnicy akt,
    • kompletowanie dokumentów przeznaczonych do składnicy akt oraz do brakowania,
    • udział w audytach wewnętrznych z zakresu bezpieczeństwa informacji,
    • planowanie i realizacja wydatków budżetowych oraz prowadzenie spraw związanych z planowaniem, realizacją i nadzorem nad wykonaniem zadań DE w przekazanym zakresie,
    • weryfikacja pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym, dokumentacji powykonawczej (faktury, protokoły odbioru dotyczące realizowanych zadań),
    • planowanie i realizacja budżetu oraz kontrola harmonogramu wydatków budżetowych działu DE, DT, DI, w tym opisywanie faktur,
    • sporządzanie planów i sprawozdań z wydatków,
    • sporządzanie wniosków i załączników w sprawie zmian w budżecie,
    • prowadzenie elektronicznego rejestru wydatków budżetowych oraz kartotek wydatków,
    • sporządzanie dokumentacji finansowej przy zawarciu umów wieloletnich (upoważnienia do zaciągnięcia zobowiązań finansowych),
    • prowadzenie planu finansowego w programie Sumpt dla Działów DE, DT, DI w przekazanym zakresie,
    • sporządzanie wniosków do Działu Logistyki o dokonanie zakupu, zlecenie robót lub zlecenia dostaw lub usług,
    • prowadzenie sprawozdawczości GUS z zakresu DE,
    • prowadzenie sprawozdawczości dotyczącej emisji spalin do środowiska ze środków transportowych,
    • przygotowanie instrukcji, zarządzeń itp. w zakresie zadań sekcji,
    • współpraca z Radcą Prawnym w zakresie prowadzonych zadań.

Dział Informatyki i Elektrotechniki

  1. Sekcja informatyki:
    • administracja i konfiguracja sieci komputerowej (konfiguracja sieci wewnętrznej oraz połączeń z zewnętrzną siecią Internet), zapewnienie niezawodnej pracy serwerów, administracja serwerami, archiwizacja zasobów przechowywanych na serwerach, nadzór nad pracą systemów operacyjnych i baz danych, zabezpieczanie sieci komputerowych oraz systemów operacyjnych serwerów,
    • administracja i zarządzanie stroną internetową oraz Biuletynem Informacji Publicznej (w tym prowadzenie i edycja strony internetowej poprzez zamieszczanie informacji przekazywanych przez pracowników MZN),
    • administracja systemem do audytu oprogramowania i zarządzania zasobami IT,
    • Obsługa wewnętrznej sieci telefonicznej,
    • montaż, serwis i konserwacja sprzętu komputerowego, konfiguracja stacji roboczych (komputery, peryferia, oprogramowania, itp.),
    • prowadzenie rejestru licencji, programów komputerowych,
    • instalacja, aktualizacja i naprawa specjalistycznego oprogramowania (systemy zarządzania firmą: logistyka, administracja, księgowość, czynsze, itp.) oraz współpraca i koordynacja działań z ich autorami i użytkownikami, jak również doskonalenie wiedzy w zakresie wykorzystywanych programów przez wszystkie działy MZN,
    • pomoc użytkownikom w kwestiach związanych ze sprzętem i oprogramowaniem,
    • organizowanie i prowadzenie szkoleń wewnętrznych z zakresu stosowania rozwiązań informatycznych, oprogramowania i bezpieczeństwa,
    • zakup, sprawdzanie i naprawa sprzętu, zgłaszanie sprzętu do reklamacji i napraw gwarancyjnych,
    • ustalanie i weryfikacja potrzeb w zakresie zakupu części zamiennych lub konieczności wymiany sprzętu komputerowego, przygotowywanie zestawień materiałów do przetargów zgodnie z obowiązującym regulaminem i przepisami prawa w tym zakresie,
    • składanie zamówień na części wymienne do urządzeń peryferyjnych (tonery, taśmy barwiące, tusze, itp.),
    • konserwacja naprawa i utrzymywanie w stałej sprawności drukarek oraz nadzór nad firmami przeprowadzającymi przeglądy urządzeń wielofunkcyjnych,
    • ponoszenie odpowiedzialności za prawidłowe działanie sprzętu komputerowego i elektronicznego,
    • nadzór nad realizacją programu dostępność cyfrowa zgodnie z wytycznymi .WCAG 2.0.
    • nadzór nad pozostałym zapleczem sprzętowym zakładu,
    • kontakt z dostarczycielem dostępu do Internetu,
    • tworzenie programów komputerowych na użytek Miejskiego Zarządu Nieruchomości,
    • przestrzeganie przepisów BHP na stanowisku pracy z komputerem i drukarką,
    • projektowanie graficzne i realizacja projektów,
    • dbanie i utrzymywanie w ciągłej sprawności sprzętu informatycznego w obiektach zarządzanych i administrowanych przez Miejski Zarząd Nieruchomości oraz infrastrukturę telekomunikacyjną,
    • pełnienie funkcji Administratora Systemów Informatycznych,
    • sporządzanie polityk, procedur, regulaminów, instrukcji, dokumentacji związanych z przeglądami systemów informatycznych, prowadzenie dzienników administratora, prowadzenie inwentaryzacji sprzętu i oprogramowania, konsolidacja danych w systemach,
    • zabezpieczenie całej infrastruktury przed dostępem osób nieupoważnionych zgodnie z instrukcją o ochronie danych osobowych,
    • systematyczne wykonywanie kopii bezpieczeństwa systemów operacyjnych, baz danych itp. oraz dbałość o poprawność ich wykonania,
    • auditowanie systemów informatycznych i bezpieczeństwa sieci komputerowych,
    • przestrzegania prawa autorskiego i praw pokrewnych w stosunku do oprogramowania używanego w jednostce,
    • współpraca z Radcą Prawnym w zakresie prowadzonych zadań,
    • wykonywanie innych czynności wchodzących w zakres obowiązków, a nie wymienionych oraz zleconych przez bezpośredniego przełożonego lub Dyrektora Miejskiego Zarządu Nieruchomości.
    • prowadzenie całokształtu spraw związanych z Obroną Cywilną i ratownictwem.
  2. Sekcja elektrotechniki:
    • prowadzenie wszystkich czynności związanych z pracą instalacji:
      • elektrycznych,
      • odgromowych,
      • alarmowych,
      • antenowych,
      • domofonowych,
      • telefonicznych,
      • telemetrycznych,
      • monitoringu wizyjnego,
      • instalacji fotowoltaicznych,
      • OZE,
      • instalacji i urządzeń technicznych,
    • wykonywanie pracy w zakresie obsługi, konserwacji, remontów i kontrolno-pomiarowym: urządzeń, instalacji i sieci elektroenergetycznych i aparatury kontrolno-pomiarowej (eksploatacja i dozór),
    • nadzór nad całodobową obsługą awarii elektrycznych,
    • branie udziału w komisyjnych przeglądach i kontrolach instalacji,
    • sporządzanie na podstawie dokonanych przeglądów i kontroli: bieżących, rocznych i pięcioletnich wniosków do planów i projektów budżetu w zakresie rzeczowych planów robót remontowych, konserwacyjnych oraz inwestycji,
    • weryfikacja i opiniowanie dokumentacji projektowej i innej sporządzanej do celów zamówień publicznych,
    • sporządzanie dokumentacji dla celów zamówień publicznych – obmiary robót, kosztorysy inwestorskie, specyfikacje przetargowe,
    • branie udziału w pracach komisji przetargowej,
    • współpraca z administratorami osiedli w sprawach związanych z utrzymaniem mieszkań i budynków, w tym uczestniczenie wraz z administratorami osiedli w odbiorze mieszkań do remontu i w odbiorach po ich zakończeniu, a także uczestniczenie w przeglądach, kwalifikowanie do wymiany elementów budynku i udzielanie odpowiedzi lokatorom na złożone podania,
    • realizacja wydatków budżetowych oraz prowadzenie spraw związanych z planowaniem, realizacją i nadzorem nad wykonaniem zadań elektrotechnicznych w przekazanym zakresie,
    • dokonywanie wpisów do rejestru zgłoszeń: zleceń i usterek,
    • przygotowywanie dokumentacji dla potrzeb wspólnot mieszkaniowych,
    • przygotowywanie danych dotyczących obciążeń lokatorów za korzystanie z instalacji antenowych,
    • przygotowanie specyfikacji technicznych do postępowań,
    • zabezpieczenie prowadzonej dokumentacji przed dostępem osób nieupoważnionych zgodnie z instrukcją o ochronie danych osobowych,
    • nadzór na obsługą drzwi automatycznych w Centrum Biznesu i dworcu autobusowym,
    • uczestnictwo w cyklicznych przeglądach gwarancyjnych,
    • prowadzenie ewidencji z uzysku energii elektrycznej z instalacji fotowoltaicznych,
    • wykonywanie innych czynności wchodzących w zakres obowiązków, a nie wymienionych oraz zleconych przez bezpośredniego przełożonego lub Dyrektora Miejskiego Zarządu Nieruchomości.

Dział Logistyki

  1. Sekcja zamówień publicznych:
    • organizacja postępowań o zamówienia publiczne na usługi, dostawy i roboty budowlane, opracowanie dokumentacji przetargowej (specyfikacji istotnych warunków zamówienia, specyfikacji warunków zamówienia lub szczegółowych warunków zamówienia, wzorów umów),
    • prowadzenie przetargów, zgodnie z obowiązującym w MZN regulaminem pracy komisji,
    • sporządzanie umów na udzielane zamówienia publiczne,
    • przygotowanie dokumentów w przypadku odwołań, w razie potrzeby reprezentowanie MZN w sądzie lub przed innymi organami,
    • kompletowanie i zabezpieczenie dokumentów przetargowych zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych i ustawą Prawo Zamówień Publicznych,
    • sporządzanie sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych oraz przekazywanie ich terminowo do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych,
    • prowadzenie szkoleń pracowników w zakresie zamówień publicznych oraz współdziałanie z komórkami organizacyjnymi w tym zakresie,
    • prowadzenie kontroli na polecenie Dyrektora MZN w sprawie realizacji przepisów regulaminów dotyczących spraw remontowo – budowlanych,
    • prowadzenie rejestrów zawartych umów, rejestrów zamówień publicznych oraz zamówień nieobjętych stosowaniem ustawy Prawo Zamówień Publicznych,
  2. Sekcja planowania i zaopatrzenia:
    • dokonywanie zakupów materiałów do kwoty wyłączonej ze stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz materiałów dla Wspólnot Mieszkaniowych,
    • prowadzenie rejestru zamówień publicznych oraz rejestru zamówień dla Wspólnot Mieszkaniowych,
    • Przygotowywanie dokumentacji dla postępowań na dostawy (zaproszenia do złożenia oferty) w oparciu o wnioski otrzymane z działów merytorycznych MZN.
    • Sporządzanie zleceń na dostawy materiałów dla Wykonawców po wyborze oferty zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie udzielania zamówień publicznych oraz Regulaminie udzielania zamówień dla Wspólnot Mieszkaniowych.
    • Terminowe składanie reklamacji na dostarczone materiały
  3. Magazyn:
    • bieżąca ewidencja przychodów i rozchodów materiałowych na kartotekach magazynowych oraz depozytów,
    • terminowe przyjmowanie na magazyn zakupionych i dostarczonych materiałów,
    • sprawdzanie dostarczonych na magazyn materiałów pod względem ilościowym i jakościowym oraz na bieżąco składanie reklamacji w przypadku niezgodności z dokumentami (fakturą) lub pod względem jakości,
    • terminowe dokonywanie zwrotu opakowań,
    • ponoszenie odpowiedzialności za zgodność stanu magazynowego, w tym depozytów z dokumentami księgowymi oraz za całokształt czynności związanych z przyjmowaniem, wydawaniem i przechowywaniem materiałów na magazynie,
    • dbanie i ponoszenie odpowiedzialności za należyte zabezpieczenie powierzonych materiałów przed zniszczeniem, kradzieżą, pożarem lub uszkodzeniem,
    • dbanie i ponoszenie odpowiedzialności za ład i porządek w pomieszczeniach magazynowych oraz na placu drzewnym i stanowisku pracy,
    • dbanie i ponoszenie odpowiedzialności za należyte zabezpieczenie pomieszczeń magazynowych, pieczątek oraz innej dokumentacji księgowej i magazynowej,
    • przestrzeganie Polityki rachunkowości w zakresie gospodarki magazynowej,
    • przestrzeganie obowiązującej instrukcji o ochronie danych osobowych.
    • prowadzenie wszelkich czynności związanych z gospodarką odpadami w MZN (system BDO) prowadzenie i obsługa elektronicznej bazy danych o produktach i opakowaniach oraz gospodarce odpadami, kompleksowe gromadzenie i zarządzanie informacjami dotyczącymi gospodarki odpadami oraz terminowe przygotowywanie i składanie sprawozdań.

Dział Czynszów i Windykacji

  1. Sekcja czynszów i windykacji lokali mieszkalnych:
    • prowadzenie działalności w zakresie obsługi interesantów z tytułu rozliczeń czynszowych i windykacji z lokali mieszkalnych stanowiących własność Gminy,
    • prowadzenie windykacji poprzez tryb upominawczy, wnioski o rozłożenie na raty z lokali mieszkalnych stanowiących własność Gminy oraz prowadzenie korespondencji z tego zakresu – zgodnie z obowiązującymi przepisami,
    • księgowanie wyciągów bankowych i nanoszenie korekt,
    • dokonywanie przeceny składników wpływających na wysokość miesięcznego naliczenia- zgodnie z obowiązującymi przepisami,
    • współpraca z działami MZN m.in. w zakresie:
      • analizy wpłat,
      • sporządzania miesięcznych sprawozdań,
      • sporządzania załączników do bilansu wg wskazań Głównego Księgowego,
      • windykacji należności,
    • współpraca z obsługą prawną w zakresie windykacji należności,
    • kierowanie spraw do sądu w celu uzyskania orzeczenia o eksmisję i zapłatę należności z lokali mieszkalnych stanowiących własność Gminy,
    • kierowanie wniosków do komornika w celu wyegzekwowania należności,
    • sporządzanie wniosków o umorzenie należności z lokali mieszkalnych stanowiących własność Gminy,
    • przeprowadzanie rozmów z dłużnikami w celu uzyskania informacji o możliwościach finansowych i stanie majątkowym dłużnika, w celu umożliwienia wskazania dłużnikowi najlepszego sposobu na wyjście z zadłużenia,
    • programy Miasta dotyczące spłat regulowania zaległości,
    • prowadzenie archiwum w zakresie DC,
    • wykonanie sprawozdań z zakresu działu oraz przygotowywanie analiz i innych materiałów na potrzeby jednostki i jednostki nadrzędnej.
  2. Sekcja czynszów i windykacji lokali niemieszkalnych:
    • prowadzenie działalności w zakresie obsługi interesantów z tytułu rozliczeń czynszowych i windykacji z lokali niemieszkalnych stanowiących własność Gminy,
    • prowadzenie windykacji poprzez tryb upominawczy, wnioski o rozłożenie na raty z lokali niemieszkalnych stanowiących własność Gminy oraz prowadzenie korespondencji z tego zakresu- zgodnie z obowiązującymi przepisami,
    • księgowanie wyciągów bankowych i nanoszenie korekt,
    • dokonywanie przeceny składników wpływających na wysokość miesięcznego naliczenia- zgodnie z obowiązującymi przepisami,
    • drukowanie faktur VAT, faktur VAT korygujących, not i not korygujących,
    • współpraca z działami MZN m.in. w zakresie:
      • analizy wpłat,
      • sporządzania miesięcznych sprawozdań,
      • sporządzania załączników do bilansu wg wskazań Głównego Księgowego,
      • windykacja należności,
    • współpraca z obsługą prawną w zakresie windykacji należności,
    • kierowanie spraw do sądu w celu uzyskania orzeczenia o zapłatę należności z lokali niemieszkalnych stanowiących własność Gminy,
    • kierowanie wniosków do komornika w celu wyegzekwowania należności,
    • sporządzanie wniosków o umorzenie należności z lokali niemieszkalnych stanowiących własność Gminy,
    • prowadzenie archiwum w zakresie DC,
    • wykonanie sprawozdań z zakresu działu oraz przygotowywanie analiz i innych materiałów na potrzeby jednostki i jednostki nadrzędnej.

Dział Ekonomiczno-Finansowy

  1. Sekcja finansowo-materiałowa:
    • prowadzenie ewidencji w zakresie operacji zakupu materiałów, usług, pozostałego zakupu, opłat sądowych i komorniczych, wznowienie wydatków,
    • rejestrowanie oraz sprawdzanie dokumentów zakupów pod względem rachunkowym,
    • ustalenie prawa do odliczeń podatku VAT naliczonego oraz w przypadku konieczności naliczenie VAT należnego,
    • weryfikacja prawidłowości stawek podatku naliczonego w dokumentach zakupu,
    • sporządzanie rejestrów zakupu i sprzedaży,
    • sporządzanie deklaracji podatkowej VAT i terminowe przekazywanie do Urzędu Miasta wraz z wymaganymi dokumentami, jak również współpraca z komórkami Urzędu Miasta w zakresie podatku VAT,
    • rozliczanie struktury i prewspółczynnika VAT,
    • dbałość o bieżące regulowanie zobowiązań z tytułu zakupu,
    • nadzór nad ewidencją przychodów na podstawie zakupu i PZ wystawionych przez magazyniera,
    • nadzór nad ewidencją rozchodów materiałowych na podstawie dowodów RW z rozbiciem na poszczególne stanowiska kosztów,
    • uzgadnianie stanów magazynowych z ewidencją księgową,
    • wystawianie, wyjaśnianie i uzgadnianie not odsetkowych oraz monitów dotyczących należności i zobowiązań,
    • sporządzenie wykazu oraz prowadzenie analizy zobowiązań nieuregulowanych w terminie płatności,
    • potwierdzanie sald z kontrahentami,
    • ewidencja należności spornych,
    • naliczanie odsetek potencjalnych,
    • sporządzanie wezwań do zapłaty, monitów, not odsetkowych, przygotowywania pozwów o zapłatę do sądu w zakresie spraw prowadzonych przeze Dział Ekonomiczno – Finansowy,
    • dochodzenie roszczeń oraz terminowe egzekwowanie należnych oraz zasądzonych należności z tytułu pozostałej sprzedaży,
    • sporządzanie wniosków o umorzenie należności od pozostałej sprzedaży,
    • prowadzenie ewidencji należności umorzonych, z odroczonym terminem spłaty całości lub części należności albo rozłożonych na raty,
    • dokonywanie rocznej aktualizacji należności,
    • prowadzenie ewidencji realizacji czeków gotówkowych,
    • wystawianie not kompensujących wzajemne rozliczenia,
    • wystawianie not księgowych oraz obciążeń na jednostki miasta,
    • potwierdzenie sald z kontrahentami,
    • ewidencja wzajemnych rozrachunków z jednostkami objętymi skonsolidowanym bilansem Miasta poprzez prowadzenie ewidencji wydatków i dochodów przychodów i kosztów jednostek na potrzeby sporządzenia skonsolidowanego bilansu Miasta oraz sporządzenie zestawień obrotów oraz uzgadnianie wzajemnych rozrachunków z jednostkami,
    • prowadzenie ewidencji zakupu i usług środków trwałych i pozostałych środków trwałych,
    • naliczanie i księgowanie odpisów amortyzacyjnych na podstawie obowiązujących przepisów i planu amortyzacji,
    • wprowadzanie na stan środków trwałych, środków trwałych po zakończonej inwestycji oraz bieżące monitorowanie zaawansowania inwestycji i dbałość o ich terminowe zakończenie i wprowadzenie na stan środków trwałych, jak również zdejmowanie ze stanu na skutek likwidacji, sprzedaży, przekazania,
    • przyjmowanie na stan, nadawanie numerów inwentarzowych zakupionego lub otrzymanego wyposażenia i innych środków niskocennych oraz sporządzenie zestawień umożliwiających łatwe określenie ilości, wartości i miejsca zaewidencjonowanego mienia. Przygotowanie dokumentacji fotograficznej przyjmowanego wyposażenia na trwałych nośnikach,
    • prowadzenie ewidencji pomocniczej pozostałych środków trwałych, środków niskocennych, rzeczowych składników aktywów obrotowych,
    • bieżące dokonywanie aktualizacji miejsca użytkowania środków trwałych, wyposażenia i innych środków niskocennych,
    • prowadzenie ewidencji pozabilansowej obcych środków trwałych i pozostałych środków trwałych,
    • rozliczanie inwentaryzacji,
    • prowadzenie ewidencji kaucji mieszkaniowych, bieżąca weryfikacja sald w zakresie przedawnienia oraz prowadzenie archiwizacji dokumentów uprawniających do wypłaty kaucji,
    • ewidencja dochodów i wydatków budżetowych,
    • sporządzanie poleceń przelewu przy wykorzystaniu bankowości internetowej, a w razie konieczności sporządzanie przelewów papierowych,
    • prowadzenie ewidencji kwot wpłaconych przez kontrahentów jednostki jako zabezpieczenie należytego wykonania umowy (wadia, kaucje),
    • zwrot kaucji oraz zabezpieczeń po rozwiązaniu umowy najmu, robót budowlanych,
    • udział w przygotowaniu materiałów do ubezpieczanie mienia jednostki, aktualizacja ubezpieczenia w przypadku nabycia lub zbycia nowego mienia,
    • prowadzenie ewidencji księgowej szkód powstałych na mieniu jednostki na podstawie otrzymanych decyzji od ubezpieczyciela,
    • sporządzenie zestawień, wydruków do sprawozdań finansowych i budżetowych w zakresie dochodów,
    • ewidencja kosztów rodzajowych,
    • rozliczanie kosztów zespołu “5” ,
    • zamykanie i otwieranie miesiąca i roku,
    • przeksięgowanie wyniku finansowego po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego Miasta zgodnie z pismem Skarbnika Miasta oraz zamknięcie roku obrotowego,
    • sporządzanie deklaracji o środkach transportowych.
  2. Sekcja analiz ekonomicznych i rozliczeń:
    • ewidencja analityczna wszystkich przychodów i kosztów na budynkach
    • współpraca z działami w zakresie uzgadniania rozliczeń kosztów za zużyte media w budynkach i inne obciążenia
    • analiza przychodów i kosztów na budynkach mieszkalnych i użytkowych wg poszczególnych grup przychodów i kosztów oraz współpraca z komórkami w zakresie ustalenia odchyleń przychodów i koszów oraz analiza obciążeń najemców i stawek za opłaty inne niż czynsz
    • wykonywanie po zakończeniu każdego półrocza analizy kosztów w zakresie ustalenia stawki czynszowej oraz sporządzanie informacji do Wydziału Polityki Społecznej i Mieszkaniowej o wysokości prognozowanej stawce czynszowej w odniesieniu do obowiązującej
    • sporządzanie zestawień i kalkulacji do planów gospodarczych na potrzeby Wspólnot Mieszkaniowych
    • wykonywanie analiz w zależności od potrzeb w oparciu o posiadane dane
    • prowadzenie pozaksięgowej ewidencji środków zgromadzonych funduszu remontowym we Wspólnotach Mieszkaniowych oraz ewidencja pozabilansowa wykonanych remontów
    • prowadzenie pozaksięgowej ewidencji wpłat zaliczki na koszty eksploatacji i media
  3. Sekcja budżetu
    • kontrola celowości wydatków oraz zatwierdzenie wniosków o dokonanie zakupu materiałów, usług remontów oraz weryfikacja prawidłowości klasyfikacji budżetowej w zakresie działu, rozdziału, paragrafu i numeru zadania
    • ewidencja zaangażowania wydatków
    • nadzór nad wykonaniem planu finansowego jednostki oraz bieżąca analiza z pracownikami odpowiedzialnymi za realizację budżetu. W przypadku stwierdzenia zagrożeń w realizacji zgłaszanie Głównemu Księgowemu konieczności dokonania zwiększeń, a w przypadku niewykorzystania planu składanie wniosków o zmniejszenie planu celem podjęcia dalszych decyzji
    • analizowanie zasadności wniosków o dokonanie zmiany w planie finansowym jednostki
  4. Sekcja płac i rozliczeń z pracownikami i budżetem:
    • prowadzenie dokumentacji źródłowej i pomocniczej niezbędnej do naliczania i wypłat wynagrodzeń tj. oświadczeń, zaświadczeń, wykazu stanowisk uprawniających do dodatku  za pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia itp.
    • prowadzenie ewidencji i rozliczeń w ramach pracowniczych planów kapitałowych (uzgadnianie kont),
    • rzetelne sporządzanie miesięcznych list wynagrodzeń,
    • naliczanie świadczeń pieniężnych z tytułu choroby i macierzyństwa oraz prowadzenia dokumentacji w tym zakresie,
    • naliczanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz Fundusz Pracy,
    • sporządzanie i przekazywanie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych deklaracji rozliczeniowych wraz załącznikami,
    • prawidłowe naliczanie, potrącanie, rozliczanie i odprowadzanie do urzędu skarbowego należnych podatków i zaliczek na podatek dochodowy,
    • dekretowanie list wynagrodzeń,
    • prawidłowe dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia na podstawie prawomocnych tytułów sądowych i administracyjnych oraz dobrowolnych deklaracji,
    • planowanie potrzeb w zakresie środków finansowych na wypłatę związaną z zatrudnieniem w jednostce,
    • planowanie osobowego funduszu płac i dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz pochodnych od wynagrodzeń do planu budżetu jednostki,
    • przekazywanie potrąconych kwot należnych osobom trzecim,
    • prowadzenie rozrachunków w zakresie należności osobowych,
    • prowadzenie rozrachunków z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych i składek ZUS.
    • sporządzanie deklaracji podatkowych,
    • naliczanie odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych i przekazywanie stosownej informacji w tym zakresie głównemu księgowemu,
    • weryfikacja i uzgadnianie z Głównym Księgowym sposobu dekretowania listy wynagrodzeń,
    • uzgadnianie obrotów i sald kont rozrachunkowych (z tytułu wynagrodzeń i rozrachunków publicznoprawnych) z pracownikami księgowości,
    • prowadzenie kart wynagrodzeń (dochodów, potrąconych zaliczek na podatek dochodowy, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne) oraz kart zasiłkowych,
    • sporządzanie informacji o naliczonych i pobranych zaliczkach z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz przekazywanie ich pracownikom i właściwym urzędom skarbowym,
    • dokonywanie rocznego rozliczania podatku dochodowego od osób fizycznych pracowników, którzy złożyli stosowane oświadczenie oraz przekazywanie informacji pracownikom i właściwym urzędom skarbowym,
    • przygotowywanie dokumentacji związane z odejściem pracowników na emerytury lub renty np. druków RP – 7 „Zaświadczenie o wynagrodzeniu i zatrudnieniu” lub innych dokumentów płacowych niezbędnych do otrzymania świadczenia z ZUS,
    • przygotowywanie zaświadczeń o wynagrodzeniu,
    • prowadzenie ewidencji wykorzystania funduszu płac oraz monitorowanie stopnia jego wykorzystania,
    • sporządzanie sprawozdań z zakresu wynagrodzeń wymaganych przepisami o rachunkowości, finansach publicznych, statystyce publicznej oraz na potrzeby wewnętrzne jednostki,
    • prowadzenie kasy zapomogowo – pożyczkowej,
    • rozliczanie wydatkowanych środków na roboty publiczne z Powiatowym Urzędem Pracy i uzgadnianie otrzymanych środków z dokonywanymi wypłatami,
    • prowadzenie sprawozdawczości w zakresie spraw płacowych (GUS).